[일반적인 분석 테스트 | 직원 경비(Employee Spending)]
원문 출처: https://www.arbutussoftware.com/en/popular-tests-/-employee-spending
경비 통제(Spending controls)가 승인되지 않은 거래(transactions)를 적시에 방지할 만큼 충분히 정교하지는 않습니다. 법인카드(P-Card)든, 출장 및 접대 경비(Travel & Entertainment expenses)든 의심스러운 비용을 더 빨리 적발될수록 더 빨리 해결할 수 있습니다.
직원 경비(Employee Spending)
법인카드(P-Card) 및 출장 및 접대 경비(Travel & Entertainment)
법인카드(PCard) 로 분할 구매(PCard Split Purchases)
법인카드(PCard)의 승인 통제를 우회하기 위해 구매를 두 개의 거래로 쪼개려고 하는 유혹은 계속 반복되는 도전입니다. 또한 두 명의 직원이 각각 하나의 구매로 청구하는 방식으로 결탁할 수 있습니다.
이것은 Analyzer 에서,
- 한도 미만 거래를 파일로 추출(extracting)하여 분리해 내고,
- 이러한 레코드를 동일한 두 번째 파일로 추출(extracting)하고,
- 사원 번호와 공급업체(vendor) ID 를 key field 로 하는 두 파일 간의 many-to-many Join 을 실행하고,
- 직원 한도를 초과하는 금액까지 합산되는 거래 쌍(pairs of transactions)에 대한 filtering
을 통해 쉽게 해결할 수 있습니다
Additional filter(추가 필터)를 호출하여, 서로 x일 이내의 거래 쌍(pairs of transactions)을 지정할 수 있습니다.
과도한 거부/분쟁(Declined/Disputed) 거래가 있는 카드 소유자(cardholders)
카드 처리기(Card processors)는 직원 카드 소유자의 거부 및 분쟁(declined & disputed) 거래가 포함된 데이터 파일을 제공할 수 있습니다. Analyzer 의 향상된 Summarize command(명령)은 거절 및 분쟁(declines & disputes) 비율이 높은 직원을 식별할 수 있습니다.
퇴사한 직원 및 사용 중인 카드(Active Card)
직원이 퇴사하기 직전과 직후에 수상한 거래가 빈번하게 발생합니다. 통제로 인해 직원 법인카드(PCard)가 적시에 무효화되는 것은 아니지만, Analyzer 를 사용하면 이러한 거래를 신속하게 식별할 수 있습니다.
Concur(SAP 경비처리 시스템) 및 기타 데이터베이스에 직접 연결하여 직원 거래 및 퇴사 날짜를 지속적으로 compare (비교) 할 수 있습니다.
직원당 여러 장의 카드를 사용
전사 애플리케이션에서 자동으로 다운로드하고, Duplicates command(중복 명령)으로 발급된 카드를 스캔하여 사용 중인 카드(Active Card)가 두 개 이상 있는 직원을 식별할 수 있습니다.
유효 기일이 지난 청구(Stale Claims)
Age command(연령 명령)로 T&E(출장 및 접대 경비) 거래 날짜를 분석하면, 리포트 날짜보다 30일 이상 오래된 청구를 식별할 수 있습니다.